Het digitaliseren van bedrijfsprocessen biedt veel voordelen. Het zijn vooral de standaard administratieve processen waar digitaliseren zijn successen behaald. Neem als voorbeeld de administratieve werkzaamheden bij de verwerking van inkoopfacturen. Vaak kan de inkomende stroom aan gegevens gemakkelijk gedigitaliseerd worden met scansoftware. Op die manier hoeven medewerkers geen transacties meer in te kloppen en is een controle voldoende. Ook kunnen maandelijkse overzichten door digitalisering dynamisch worden gemaakt. Hierdoor beschikt u altijd direct over de meest actuele bedrijfsinformatie en cijfers.

Digitaliseren is geen stip op de horizon om daar in de toekomst een keer mee te starten. Voor veel bedrijven is het tegenwoordig het eerste punt op de agenda. Om alle voordelen te bereiken, moet er echter wel wat gebeuren. Onderweg zult u zeker de nodige hobbels tegenkomen. Digitaliseren kost in eerste instantie tijd en geld voordat het wat oplevert. Loop daarom niet te hard van stapel. Zorg dat u vooraf voldoende overzicht en inzicht hebt in uw bedrijfsproces. Bij implementatie zijn de details belangrijk. Bekijk niet alleen het interne proces. Neem ook de externe factoren onder de loep. Zo kunt u aan uw leverancier rustig vragen om facturen digitaal te gaan versturen. Ze willen tenslotte graag uw leverancier blijven.

Zorg voor draagvlak bij uw medewerkers. Verandering is emotie. Niet iedereen is blij met veranderingen. Die oude kast met een papieren archief is vertrouwd en lijkt ook veilig. Slechts een enkeling heeft immers de sleutel. Digitaliseren verandert daar echter niets aan en is in de praktijk veel veiliger dan die ijzeren archiefkast. Gegevens kunnen versleuteld worden en toegang tot gegevens kan alleen via two factor authentication (2FA) of andere beveiligingsmogelijkheden. En bij brand of inbraak blijft u beschikken over alle gegevens. Kortom, het is een andere manier van werken; de processen blijven grotendeels hetzelfde.

Het verminderen van handmatige handelingen zorgt er voor dat u meer tijd heeft voor andere zaken. Zaken die zorgen voor meerwaarde. Ook krijgt u meer grip en inzicht op belangrijke succesfactoren en voorkomt u onnodige risico’s. Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen bij het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen? Maak vrijblijvend een afspraak voor een presentatie van projecten waarmee wij bedrijven hebben begeleid bij het digitaliseren van hun bedrijfsprocessen.

Sander van der Laan, Michel Snitjer en Gert-Jan Voogsgeerd